E-mails. We gebruiken ze dagelijks omdat ze snel, gemakkelijk en goedkoop zijn. Het is een relatief nieuw medium dat weinig regels kent. Daardoor duikt vaak de vraag op: “Hoe schrijf ik een goede e-mail?” En vooral: “Hoe doe ik dat in het Frans, Engels, Duits, …?”

Een van de redenen waarom mensen onzeker worden, wanneer ze een mail naar een anderstalige moeten sturen, is dat de toon erg belangrijk is. Die zit ergens tussen een brief en een gewoon gesprek. Hij moet zakelijk, maar niet te stijf zijn. De verkeerde toon of woordkeuze zorgt vaak voor -onterechte- wrevel of misverstanden. In je moedertaal is dit niet eenvoudig, laat staan in een vreemde taal.

Vraag je daarom op voorhand af of mail wel het meest geschikte communicatiemiddel is. Misschien is het handiger de persoon in kwestie op te bellen of een vergadering vast te leggen. Direct contact heeft nog steeds het voordeel dat misverstanden vermeden worden of zaken sneller beslist worden. Gebruik mail vooral als je duidelijke afspraken met meerdere personen wil maken, een offerte wil sturen, specifieke informatie wil vragen, … zaken die wat tijd of een inspanning door de bestemmeling vragen.

Net als bij andere webteksten is het belangrijk duidelijk en to the point te schrijven. Geef je Franse mail een duidelijk onderwerp. Hiermee zet je je lezer op het juiste spoor en vermijd je misverstanden.

Aanhef

Met de aanhef zet je de juiste toon voor je mailverkeer. Die is minder formeel dan bij gewone brieven. Als Nederlandstalige heeft men snel de neiging zeer informeel te worden. Daarmee past men beter op wanneer men met Franstaligen samenwerkt. Zonder te sterk te willen veralgemenen, hechten zij meer belang aan een respectvolle afstand. Kies daarom in het begin voor een formeler taalgebruik. Je correspondent zal het snel aangeven wanneer een vlottere toon kan. Je kan de volgende aanhef gebruiken:

  • Monsieur/Madame (X),   (= formeel)
  • Cher Monsieur/Madame (X),   (= neutraal)
  • Cher X,   (= informeel)
  • Bonjour X,   (= neutraal)
Het bericht

Gebruik in de eigenlijke tekst ‘vous’ in plaats van ‘tu’, tenzij je correspondent getutoyeerd wil worden.

Wees verder bondig. Stel je kort voor of verwijs naar een (telefoon)gesprek. Plaats een vriendelijk woordje om een goede verstandhouding te creëren:

  • Permettez-moi de me présenter, …
  • Suite à notre agréable conversation téléphonique, …
  • Je vous remercie de l’intérêt que vous montrez à notre organisation.
  • Je serais très heureux/-se …

Kom dan ter zake. Heb je veel te bespreken? Gebruik dan tussentitels of lijstjes, zodat je correspondent makkelijk kan verwijzen of informatie direct in jouw mail kan aanvullen. Stop details in de bijlage of onder links.

Heb je specifieke vragen? Formuleer ze duidelijk en zet ze op het einde van je mail. Een e-maillezer heeft steeds de neiging meteen op de laatst gestelde vraag te antwoorden. Zorg dus dat je vraag opvalt.

Slotformule

Eindig je mail beleefd, maar hartelijk met:

  • Salutations distinguées,   (= Hoogachtend)
  • Salutations sincères,   (= Met vriendelijke groeten)
  • Meilleurs sentiments,   (idem)
  • Bien à vous/toi,   (idem)
  • (Bien) cordialement,   (= Hartelijke groeten)
  • Salutations cordiales,   (idem)
  • Amitiés,   (= Groetjes)

Onderteken je mail bij voorkeur met je volledige naam. Voeg een e-mailhandtekening toe die relevant is voor de context waarin je je mail stuurt. Wanneer je een reis regelt, is het handig dat je correspondent je gsm-nummer heeft. Een zakelijke klant zal je functie en zoveel mogelijk contactgegevens willen kennen.

Last but not least

Lees je mail na. Dit wordt vaak vergeten. Nochtans halen mensen veel informatie uit een mail: de omgangsvormen, het opleidingsniveau en de sociale positie van de schrijver. Wil je een goede indruk maken? Zorg dan dat er geen schrijffouten in je mail staan.

Hou in het Frans zeker volgende zaken in het oog, naast de correcte schrijfwijze van elk woord:

  • Verwissel een infinitief (‘travailler’), een voltooid deelwoord (‘il a travaillé’) of een tweede persoon meervoud niet (‘vous travaillez’). Ze klinken hetzelfde, maar duiden iets anders aan. Je toont hiermee dat je basisgrammatica onder de knie hebt. Een beetje zoals onze dt-fouten.
  • Pas bijvoeglijke naamwoorden en participes passés aan het geslacht van je correspondent aan. Je toont daarmee dat je werkelijk rekening houdt met je lezer.
Woordenschat

Er bestaat vrij veel verwarring rond de gepaste term voor ‘e-mail’ in het Frans. ‘Courrier électronique’ of ‘message électronique’ (= elektronische post) zijn de neutrale omschrijvingen van het communicatiemiddel. ‘Email’, ‘mail’ of ‘mél’ worden het vaakst in de dagelijkse omgang gebruikt.

De Délégation générale à la langue française et aux langues de France, de overheidsinstantie die zich met de Franse taal bezig houdt, verbiedt echter het gebruik van ‘mél’ als zelfstandig naamwoord. Volgens hen hoort dit enkel thuis in een briefhoofd of een visitekaartje om een mailadres aan te geven.

In Quebec wordt vooral ‘courriel’ gebruikt. In 2003 schreef de Délégation générale à la langue française et aux langues de France het gebruik van deze variant voor aan de volledige Franse overheid. Intussen ontstond ook een afgeleide, ‘pourriel’, om spam aan te geven.